Командировочные за границу: оформление документов, ведение учета затрат

Командировочные за границу, цель поездки, выполнение определенной деятельности за пределами страны, их длительность — утверждается в приказном порядке руководителем предприятия. Вне зависимости, на какой территории проводится работа, государство гарантирует защиту гражданина в соответствии с положениями Трудового Кодекса РФ.

Общие понятия о командировках

В чем заключается цель командировки.

Командировочные за границу сопровождаются сложной процедурой в определении затрат, документального оформления, правильного и четкого, чтобы отправленный специалист в другую страну разрешал производственные вопросы без проблем.

Задачи, которые предстоит решить сотруднику, возникают разные:

• оговариваются контрактные условия;
• подписываются соглашения;
• посещаются семинары, тренинги;
• исследуется рынок сбыта;
• проводится поиск новых партнеров и выгодных контрактов.

Представление о командировочной служебной деятельности вытекает из понятия официальной терминологии во взаимоотношениях контрагентов, где инициатором направления на работу становится руководство компании, исполнителем задания — сотрудник, а выполняется поручение не в стенах организации.

Отправление работника любого статуса за пределы государства по служебным вопросам включены в обязанность производственных служб, они состоят из моментов:

• определяют общую сумму предстоящих расходов;
• выплаты проводятся из расчета средней зарплаты, за весь период нахождения в служебной поездке;
• выясняют размер суточных;
• подготавливают и оформляют необходимые документы;
• оплачивают страховые взносы, налоговый сбор;
• возмещают оплату за жильё и проезд.

В обязательное возмещение затрат входят:

• проезд и возвращение на рабочее место;
• найм гостиничных номеров, частных жилых помещений;
• расходы на проживание;
• дополнительные издержки — согласуются с работодателем.

Законодатели сохранили положение о выплате суточных в денежном эквиваленте.

Согласно нормативам руководство компании, направившего специалиста в командировку, обязано возместить ему ежедневный расход на проживание в поездке.

Ограничения в количестве денег определяется предприятием. Размеры закреплены локальными нормативными актами в любой приемлемой для компании сумме.

Особенность расчетов заключена в налогообложении. Если сотрудник направлен работать на территории своего государства, то покрытые затраты в пределах 700 руб. не будут подвергаться удержанию налогов.

На заграничные поездки выделяют суммы в пределах 2500 руб. Начисление суточных может быть в любых размерах, следует вести правильный учет обязательных удержаний.

Кого направляют на работу зарубеж

В командировку могут отправить не всех.

Руководитель самостоятельно определяет, какой из специалистов справится с поставленной перед ним производственной задачей в дальней командировке.

Имеются законодательные ограничения, когда руководство не имеет право направлять зарубеж сотрудников с наличием:

1. Беременности;
2. Инвалидности, если имеется запрет на деятельность с разъездами;
3. Несовершеннолетия, кроме заданий связанных с творчеством и проведением съёмок;
4. Оформленного отпуска на учебную сессию, разрешено отправлять в командировку связанную с обучением.

Запрещается отправлять на удалённую от официального места работу без персонального согласия:

1. Женщин с малолетним ребёнком;
2. Мужчин, воспитывающих без матерей детей;
3. Сотрудников из неполных семей, на содержании которых находятся ребята младше 5 лет;
4. Родителей сыновей или дочерей, имеющих инвалидность;
5. Опекунов и попечителей малышей;
6. Работников, которые ухаживают за тяжелобольными родственниками, если его действия подтверждены медицинским заключением.

Прежде чем принять решение на отправку служащего работать за границей, главам фирм как крупных, так и не больших предприятий следует изучить убедительные рекомендации ТК РФ.

Порядок оформления документального пакета

Издается приказ о направлении в командировку.

Без правильно оформленных необходимых бумаг невозможно предпринять ни одно передвижение граждан в любом направлении. Командировка не исключение, к ней готовятся заранее, начиная со знакомства с приказом, созданного в администрации компании.

При этом вне зависимости от цели поездки:

1. Поучаствовать в дебатах конференции;
2. Изучить на выставке новейшее оборудование, его принцип работы;
3. Выполнить конкретную производственную задачу.

На предприятии издаётся специальное распоряжение для сотрудника:

1. Исходящее от непосредственного руководителя;
2. Утверждённое главой фирмы;
3. В приказе указываются мероприятия, через которые необходимо пройти, чтобы разрешить ключевые вопросы.

Создание распорядительного документа обязательно даже для однодневной командировки.

Отсутствие работника на постоянном рабочем месте отмечают в табеле, в нем фиксируют выход всех сотрудников, их занятость по времени на предприятии, регистрируют в журнале цифровым (06) или буквенным (К) обозначением.

Поэтапные рекомендации

Особый порядок направления служащего в командировку.

Отправка служащего на работу в другое государство происходит в следующей последовательности:

1. Руководитель определенного подразделения направляет докладную вышестоящему по рангу должностному лицу, что специалисту нужно выехать за пределы страны;
2. Издаётся приказ, в нём указана цель поездки, поставлены задачи и срок для их выполнения;
3. Выдают командировочное удостоверение, если страна находится на территории СНГ;
4. Знакомят командировочного с приказом;
5. Рассчитывают предстоящие расходы, учитывают валютный курс, платят аванс.

Требуется полная ясность по отношению иностранного предприятия, существующих фактических и предполагаемых финансовых условий в стране посещения. Понадобится выяснение некоторых пунктов, что способна взять на себя иностранная компания, если она заинтересована в прибытии ведущего специалиста.

Возможно, расходы на питание и проживание включены в договор взаимоотношений с командировочными лицами. Осуществление всех расчетов происходит с учетом курса денежного эквивалента той страны, в которой предстоит работать.

Выполняют следующие поэтапные рабочие моменты:

• оформляют визу;
• бронируют гостиничный номер;
• готовят документальную базу;
• проводят материальные расчеты и выплаты.

Документальное подтверждение командировки в виде удостоверения не требуется для стран, которые делают отметку в заграничном паспорте обо всех пересечениях границы с указанием необходимых данных.

Эта информация станет фактическим подтверждением о передвижении, фиксации временного промежутка, нахождении работника в командировке.

На какой срок отправляют в командировку

Срок рассчитывается индивидуально.

2017 год внес корректировку в законодательные акты, снял никому не нужные командировочные ограничения в сроках пребывания за рубежом.

Длительность работы, при которой возможно выполнить весь обозначенный в приказе объём определяет глава фирмы. Это распоряжение может быть подкреплено местным положением о длительных поездках по служебной надобности и разработанными специальными условиями, созданными для персонала, которые способны повысить эффективность производительности.

Продолжительный период, в котором сотрудники обязаны трудиться вдали от предприятия и постоянного места своего проживания, отдельно документально оформляют, человек находится с этими бумагами на протяжении всей загранкомандировки.

Обосновать своё решение руководитель может:

• экономической целесообразностью;
• полученной в результате прибылью, перекрывающей командировочные затраты сотрудника.

Статьи расходов во время пребывания персонала за границей существенные, даже налог увеличивается вместо 13% ставки на 30%, если сотрудник задерживается на срок больше года.

Чем подтверждают деятельность

Прибытие в родные пенаты после длительного отсутствия в зарубежной командировке сотрудник завершает сдачей авансового отчета.

За время пребывания за границей он должен собрать подтверждение своих расходов чеками, квитанциями, билетами. Голословные утверждения в необходимости затрат финансист не примет.

Возможна подача дополнительной докладной о непредвиденных расходах, которую должен утвердить глава фирмы, тогда их спишут из бюджета компании и возместят потраченные деньги.

Бланк определенной формы предоставят в финансовом отделе, помогут правильно заполнить все графы.

В каких пределах возмещаются заграничные командировочные расходы

Необходимо предоставление всех чеков.

Существуют определенные нормы, на которые должен опираться работник, находясь в зарубежной командировке.

Если есть предварительная договоренность с руководством, специалист может рассчитывать на возмещение:

• оплаты медицинского страхования — некоторые государства не разрешают въезд в страну без этого документа;
• затрат на телефон, интернет, без которых невозможно проводить переговоры, получать дополнительную информацию, связываться с партнерами;
• обмена наличной валюты в банках;
• расходов, связанных с перевозкой вещей;
• средств потраченных на визовое оформление, получение загранпаспорта.

Расчет суточных основан на паспортных отметках, при этом в расчет берется предварительное до события число.

Дата, свидетельствующая о пересечении границы нашего государства, позволяет устанавливать оплату в размере суточных, положенных для оплаты за границей. Как только работник вернулся на территорию РФ, его передвижение по государству оплачивается как командированному в нашей стране.

Свидетельством о нахождении человека в странах СНГ станут его проездные документы.

Порядок выплат и размер их руководство фирм вправе регулировать, они же определяют выдачу денежного эквивалента в иностранной или отечественной валюте.

Каким бы способом не происходило списание затрат, бухгалтеру важно правильно указать параметры в отчете перед фискальными органами, они контролируют, организую проверки, чтобы не была занижена налоговая база из-за умышленной неточности расчетов.

Из этого видео вы узнаете как отправить работника в командировку заграницу.