Как правильно составить командировочный отчет

Выполнение служебного задания за пределами компании должно оформляться командировкой и финансироваться работодателем. В этом случае работник, получивший деньги в качестве аванса, обязан по завершению поездки составить командировочный отчет о своих затратах. К отчету необходимо приложить все первичные документы, подтверждающие такие расходы.

Важно отметить, что выплата командировочных не отменяет начисление зарплаты. За все дни нахождения в командировке оплата труда сотруднику насчитывается и выплачивается исходя из его среднего заработка.

Для чего нужен

Служебная командировка сотрудника может иметь самые различные цели:

• обслуживание, проверка деятельности филиала, удаленного подразделения;
• проведение переговоров, заключение договоров;
• осуществление закупок товаров, материальных ценностей, разнообразных услуг;
• участие в семинарах, учебе, тренингах и др.

Подобная деятельность финансируется работодателем, а для подтверждения фактически понесенных расходов сотрудник обязан предоставить в бухгалтерию компании полный финансовый отчет. В обязательном порядке должны присутствовать приложения (чеки, билеты, оплаченные счета). Дополнительно могут предоставлять на утверждение отчет о проделанной работе, по форме, установленной предприятием.

На основании рабочего отчета руководство компании имеет возможность проанализировать эффективность использования выделенных на поездку денежных средств. Тут же проверяется, как сотрудник справился с поставленной задачей.

Для работника отчет является документом, подтверждающим, что он справился с возложенными на него функциями, а также не нарушил имеющиеся в компании ограничения касательно расходов в период законного отсутствия на предприятии.

Помните, отчет о служебной командировке — это подтверждающий документ о всех фактических расходах сотрудника за пределами компании.

Положение о командировке

Общий порядок направления сотрудников в командировки и возмещения расходов регулируется ст. 168 ТК РФ, а также правительственным постановлением от 13.10.2008 № 749 (с изменениями). Но в каждой компании присутствуют свои особенности.

Поэтому целесообразно на основании имеющихся законодательных и нормативных актов разрабатывать локальное Положение о командировках. Подобный документ уточняет отдельные пункты нормативных актов с привязкой к конкретной компании и ее особенностям. Кроме этого, за счет собственных средств фирма имеет право компенсировать сотрудникам дополнительные затраты, что не учтены в нормативных актах правительства

В локальных Положениях о командировках дополнительно могут учитываться:

• условия направления;
• порядок проезда (перелета), время на подготовку и отдых после возвращения, явка на рабочее место;
• компенсация затрат за работу в выходные и праздничные дни;
• размер денежного аванса и порядок его расчета;
• конкретные суммы на суточные расходы, жилье, другие дополнительные расходы;
• дополнительный перечень затрат, а также граничные его размеры при нахождении за пределами страны;
• перечень документов, что составляются работником после окончания поездки.

Помните, разрабатывая Положение о командировках администрация адаптирует и конкретизирует положения действующих нормативных документов под свои особенности.

Кто формирует отчет

Чтобы полностью сформировать отчет о всех действиях и расходах за пределами компании во время служебной поездки, необходимо подобрать весь комплект документов. В этот перечень входят такие позиции:

1. Командировочное удостоверение. Основной документ, благодаря которому сотрудник может подтвердить правомерность выполнения служебного задания за пределами компании. Документ составляется на основании приказа компании, подписывается руководителем и главным бухгалтером. При этом работник обязан в пункте назначения проставить отметки (подписи, заверенные печатью) с датой и городом прибытия и отъезда.
2. Подтверждающие расходы первичные документы. В период законного нахождения за пределами предприятия сотрудник обязан собирать все оригиналы документов, подтверждающие понесенные расходы. Сюда входят проездные билеты, оплаченные счета, чеки, квитанции, прочие документы, подтверждающие финансовые расходы. Учитывайте, что к оплате принимаются только оригиналы документов.
3. Авансовый отчет. Составляется сотрудником сразу после окончания командировки. Сюда необходимо включить все фактически понесенные расходы, что предусмотрены Положением о командировках, а также отчитаться об использовании средств, выданных в качестве аванса. Если же деньги не были полностью использованы, остаток необходимо вернуть в кассу предприятия.
4. Отчет о командировке. Обычно это документ в произвольной форме (либо по форме, определённой компанией для своих сотрудников), где работник в письменной форме информирует своего работодателя о результатах выполнения служебного задания во время отъезда.

Помните, обязанность подтверждения расходов, а также проделанной работы во время служебной командировке ложится непосредственно на сотрудника, который туда направлялся.

Когда нужно составлять отчет

По общему правилу, отчитаться о всех расходах сотрудник обязан не позднее трех рабочих дней, после завершения поездки и выхода на работу. На практике строк может быть продлен по объективным причинам:

1. Болезни сотрудника. Если после возращения из командировки работник заболел и не вышел в положенный день на работу, сдача отчета продлевается на количество дней больничного.

   

2. Отпуск. Иногда случается, что день выхода на работу сотрудника совпадает с первым днем его официального отпуска. В этом случае сдача отчета также может быть продлена на период отпуска.
3. Отправление в следующую командировку. Ситуации, когда после окончания одной поездки сотрудника сразу отправляют в другую также присутствуют. Тут сдача отчета смещается до окончания новой командировки.

Важно учитывать, что в случае непредставления отчета понесенных расходах, работодатель имеет право удержать сумму выделенного на командировку аванса с заработной платы сотрудника.

Помните, отсутствие отчета о расходах, а также выполненной в командировке работе может расцениваться работодателем как нарушение трудовой дисциплины, за что сотрудника могут привлечь к дисциплинарной ответственности.

Алгоритм составления

Чтобы составить отчет о расходах, а также проделанной работе, необходимо придерживаться последовательности определённых действий (Таблица 1).

Таблица 1. Порядок составления отчета о командировке

Помните, составить отчет о расходах без первичных документов невозможно. Поэтому необходимо аккуратно собирать и хранить до окончания командировки все финансовые документы, подтверждающие расходы.

Образец отчёта о командировке

Типовые формы документов о направлении в командировку, а также составления отчетов о проделанной работе утверждены государством.

Форму авансового отчета можно посмотреть здесь: 

Образец заполнения командировочного удостоверения можно получить здесь: 

Форму отчета о командировке можно получить здесь: 

Помните, представленные формы рекомендательные и могут стать основой для самостоятельной разработки компанией подобных документов с учетом особенности ее хозяйственной деятельности.

Кого нельзя отправлять в командировки

Работодателю следует учитывать, что законом запрещено направлять в служебные командировки некоторые категории граждан. Сюда вошли:

• сотрудники, младше восемнадцатилетнего возраста;
• беременные.

При этом, закон также позволяет некоторым категориям граждан отказаться от участия в служебных командировках. Этой нормой могут воспользоваться:

• сотрудники, на попечении которых находятся дети-инвалиды;
• одинокие родители, воспитывающие малышей младше 5 лет;
• мамы, где деткам не исполнилось 3 годика;
• работники, осуществляющие официальный уход за больным близким родственником.

Помните, наличие привилегий (возможность отказа от командировки), не освобождает сотрудника (если он все же решился туда поехать) от составления отчетных документов после ее завершения.

На вопросы про командировочные расходы отвечает Елена А. Пономарева: