Какие вопросы должно рассматривать положение о командировках

Для решения текущих производственных вопросов сотрудники могут быть направлены в командировку. У них при этом имеются определенные права и обязанности. Они регламентируются не только законодательством, но и внутренними документами предприятия. Положение о командировках подробно рассматривает все вопросы, относящиеся к оформлению и оплате таких поездок.

Что считается командировкой

Для каждого работника на предприятии определено, где находится его рабочее место. Однако иногда решение производственных задач требует поездок за пределы фирмы. Если это делается в интересах предприятия, то речь идет о служебной командировке. Её важными особенностями являются:

1. Поездка осуществляется по распоряжению руководителя предприятия. При этом в обязательном порядке оформляется соответствующий приказ.
2. Целью является решение производственных вопросов.
3. Поездка осуществляется на определенный срок в другой населенный пункт.
4. Нужно учесть, что в некоторых случаях поездка не может рассматриваться в качестве командировки. Это относится к следующим ситуациям:
5. Если трудовая деятельность сотрудника происходит в пути.
6. Когда деятельность работника носит разъездной характер.

   

7. Если на новом месте есть возможность ежедневно возвращаться домой. В таком случае даже то, что пункт назначения находится в другом городе, не делает такую поездку командировочной.
8. Когда сотрудник едет в соответствии с причинами личного характера. В этом случае нет приказа о командировке, отсутствует производственная необходимость, нет вызова от принимающего предприятия.
9. При поступлении на заочную форму обучения поездки, связанные с обучением не могут рассматриваться в качестве командировок.
10. Если в поездку отправляется лицо, у которого нет трудового договора с предприятием.
11. Нормативные акты, которые регламентируют командировки, не относятся к перечисленным случаям.
12. Применяются различные виды командировок. Они могут быть следующими:
13. Носить краткосрочный характер или быть длительными.
14. Быть групповыми или одиночными.
15. Предприниматься в соответствии с планом или быть внеплановыми.
16. При отбытии в такую поездки работнику предоставляются гарантии:
17. Сохранение рабочего места. Это происходит и в тех случаях, когда сотрудник отбыл в длительную командировку.
18. За время отсутствия сотруднику полагаются не только командировочные, но и оплата средней зарплаты.

Проведение командировки регламентировано законодательством. Этому посвящены статьи 167 и 168 Трудового кодекса РФ и «Положение о командировках».

Структура положения

На предприятии должно быть оформлено внутреннее положение о командировках. Этот документ выгоден как работодателю, так и сотрудникам. 

В нем фиксируют общий порядок, регламентирующий командировки, то, в каком порядке будут возмещаться расходы. Это избавляет от необходимости рассматривать оформление каждой поездки отдельно. В нем регламентируются действия различных служб предприятия при оформлении командировки. С точки зрения налогового учета такое положение позволяет обосновать отнесение определенных расходов к командировочным.

Работник, уезжая в командировку, точно знает о своих правах и обязанностях, выплатах, которые ему положены и документах, которые необходимо предоставить.

Такой документ имеет следующую структуру:

1. Общие положения.
2. Порядок, в соответствии с которым, осуществляется оформление поездки в командировку.
3. Гарантии, предоставляемые сотрудникам и порядок оплаты.
4. То, какая должна быть предоставлена отчетность после возвращения сотрудника из поездки. Устанавливаются сроки, в соответствии с которыми он должен ее предоставить.
5. Дополнительные положения, связанные со спецификой деятельности компании.

То, как должен быть составлен такой документ, необходимо рассмотреть более подробно.

Общие положения

Основная функция этого раздела состоит в точном определении используемых здесь понятий. Он является вводным и предназначен для того, чтобы сделать документ более информативным.

Здесь должен быть указан список лиц, которые могут быть привлечены для поездок в командировки. Законодательство запрещает для этого обращаться к беременным женщинам, тем, кто не достиг совершеннолетия. Полный список таких лиц определяется законодательством.

Важно отметить, в каких случаях поездки не считаются командировками. Должен быть приведён полный список таких ситуаций.

Процедура оформления

Хотя процедура документального оформления определена юридическими документами и в значительной степени унифицирована, тем не менее компания имеет право устанавливать свои дополнительные требования в этом вопросе.

В частности, при оформлении командировки в служебной записке руководителю и в его приказу должна быть указана исчерпывающая информация о поездке. В положении должно быть указано, какая информация должна быть приведена в обязательном порядке. При этом обычно речь идёт о следующем:

1. Цель, ради которой предпринимается поездка.
2. Какого результата руководство ожидает от сотрудника.
3. Способ, каким работник будет добираться на место назначения и обратно. В частности, покупку билетов можно сделать за наличный расчёт или оплатить банковским переводом. Сотрудник может для поездки воспользоваться поездом или осуществить поездку на личном транспорте. Все эти вопросы должны быть рассмотрены перед направлением в командировку.
4. Учитывается предполагаемый вид проживания. Обычно речь идёт о гостинице или съемной квартире.
5. Нужно указать точную или предполагаемую длительность командировки. Это необходимо для планирования работы сотрудника и для того, чтобы рассчитать ему суточные.
6. Важно подробно определить порядок документооборота, закрепить обязанности различных служб, связанные с проведением оформления.

Поскольку в связи с изменением «Положения о командировках» с 2015 года некоторые документы (командировочные удостоверения и некоторые другие) больше не считаются обязательными, детальное описание процедуры оформления во внутренних документах приобретает особенную важность.

Оплата и гарантии

Поскольку размер суточных законодательно не регламентируется, важно подробно рассмотреть этот вопрос в рассматриваемом документе. Здесь должны быть сформулированы правила, по которым определяется величина командировочных. Они могут быть одинаковыми для всех или устанавливаться в соответствии с какими-то правилами.

Необходимо в этом разделе уточнить, какие затраты должны компенсироваться, и в каком порядке это должно происходить. Также нужно решить, что делать в тех случаях, когда один или несколько подтверждающих документов утеряно.

Гарантии работникам регламентированы законом, но их необходимо упомянуть в положении. Допускается предоставление дополнительных гарантий предприятием. Если они не противоречат законодательству.

Законодательство не регламентирует размер суточных. Решение об их оплате принимает руководитель фирмы. Они могут быть установлены одинаковыми для всех работников или отличаться в соответствии с введенными на предприятии внутренними правилами.

Закрепление права работника на отказ от командировки

Существуют категории лиц, которых запрещено отправлять в командировку. К ней относятся беременные, несовершенные лица и некоторые другие. 

Есть перечень тех, кто может быть отправлен только в случае, если даст свое согласие на поездку в письменном виде. Это правило действует по отношению к родителям одиночкам с ребёнком до 5 лет, женщины с ребёнком до трёх лет, ухаживающие за инвалидами и некоторые другие категории сотрудников.

Для остальных лиц направление в командировку является обязательным и рассматривается как часть выполнения трудовых обязанностей.

Во внутренних документах предприятия может быть закреплено право сотрудника отказаться от командировки. 

Описание процесса направления в командировку

При направлении в командировку соблюдаются такие условия:

1. Лицо, которое отправляется, должно быть сотрудником предприятия.
2. Местом, куда отправляется сотрудник, должен быть другой город.
3. Поездка происходит по распоряжению руководителя фирмы.
4. Командировка необходима для выполнения служебного поручения.
5. Для поездки предусмотрен определённый временной отрезок.
6. В трудовом договоре сотрудника нет указания о том, что он работает в пути. Во время поездки в место назначения и при возвращении оттуда не происходит выполнения производственных задач.
7. Поездка может быть оформлена в другую фирму или в отдельно расположенный филиал при условии, что он расположен на территории другого населенного пункта.

Для поездки должно быть произведено документальное оформление. Необходимо подготовить следующие документы:

1. Распоряжение о том, что этот сотрудник должен быть отправлен в командировку.
2. Нужно оформить командировочное удостоверение. В нём будут проставлены даты отправления с родного предприятия и прибытия на него, а также начальный и заключительный день работы в фирме, куда сотрудник был направлен.
3. Оформляется служебное задание, где сформулированы задачи, которые необходимо выполнить.
4. Запись о командировки заносится в регистрационный журнал.
5. После возвращения работник обязан отчитаться о выполненной работе. Для этого он пишет отчёт о том, что он сделал во время поездки.
6. Составляется авансовый отчет, на основании которого ему будут сделаны выплаты. Там, где это необходимо, должны прилагаться подтверждающие документы. В положении нужно указать требования к нему и срок, в течение которого он должен быть написан и сдан.
7. На основании представленных документов сотруднику выплачивают командировочные и проводят компенсацию расходов.

Важно отметить, что в «Положение о командировках» были внесены изменения, которые отменили обязательность использования командировочных удостоверений, заданий, составления отчёта о выполненной работы. Однако на многих предприятиях они по-прежнему используются для оформления. 

Срок командировки

Обычно срок, на который посылают в командировку определяется в приказе руководителя. Он определяется таким образом, чтобы у сотрудника было достаточно времени для решения поставленных перед ним задач. При необходимости он может быть продлен. 

Законодательство не устанавливает предельно допустимой длительности поездки. ТО есть при необходимости командировка может продлена настолько, насколько это нужно предприятию.

Дата отправления в командировку — это день, когда произошло отправление транспортного средства, на котором отбыл командированный. Например, это день вылета самолёта или отправления поезда. День возвращения из неё — это дата приезда или прилёта работника из командировки в родной город.

Время, необходимое для выполнения поставленных задач определяется руководством фирма исходя из важности или предполагаемого объёма работы. При необходимости срок может быть продлен.

Образец служебной записки о командировке

Как известно, основанием для того, чтобы отправить сотрудника в командировку является приказ руководителя предприятия. Однако нужно понимать, что этот вопрос должен быть предварительно подготовлен на уровне руководителя подразделения. Фактически именно он определяет детально задачу для командировочного и продумывает важные детали поездки.

Этот начальник оформляет необходимую информацию в виде предложений руководителю фирмы. Последний на основании этого документа издает соответствующий приказ, который служит юридическим основанием для отбытия в командировку. 

Рассматриваемые предложения оформляются в виде служебной записки о командировке. Этот документ может иметь произвольную структуру, однако при этом обязан соответствовать правилам деловой переписки. В нём должна быть представлена следующая информация:

1. В верхней правой части листа должны быть указаны: должность, фамилия, инициалы директора фирмы.
2. В середине страницы пишут название документа. В рассматриваемом случае это «Служебная записка».
3. В следующей строке уточняют предмет, к которому она относится. Это можно сформулировать, например, таким образом: «о командировании сотрудника».
4. Ставится дата и исходящий номер документа.
5. В основной части текста излагают то, какие имеются основания для командировки.
6. Формулируется просьба о том, чтобы направить для этого определённого сотрудника.
7. Указывают фамилии, предприятие, на которое необходима поездка.
8. Срок командировки.
9. Если есть, указывают дополнительные особенности поездки. В качестве примера такой ситуации можно привести, например, поездку командировочного на личном автомобиле и просьбу о компенсации связанных с этим расходов.
10. Если нужно, приводится список прилагаемых бумаг.
11. В нижней части документа начальник подразделения указывает свою должность и ставит подпись с расшифровкой.

На основании этой служебной записки руководитель издает соответствующий приказ.

Документы, подтверждающие расходы

Во время поездки сотруднику выплачивают не только командировочные, но и компенсируют определенные расходы. Для того, чтобы это было возможным, он должен предоставить документы о реально понесенных затратах. В их число входят:

• Затраты на проживание.
• Стоимость проезда к месту назначения и для возвращения в родной город.
• Стоимость проживания.
• Дополнительные расходы.

Директор может, если сочтет нужным, разрешить компенсацию дополнительных расходов, издав соответствующее распоряжение.

Расчет средней зарплаты

За время поездки необходимо выплатить среднюю зарплату. Её расчёт происходит следующим образом:

1. Необходимо учесть полученную сотрудником зарплату за 12 месяцев до того момента, как он уехал в командировку. При этом учитываются календарные месяцы (с первого до последнего числа).
2. Из полученной величины необходимо исключить определенные периоды. Это относится к времени, когда человек получал среднюю зарплату, был на больничном или в отпуске по беременности и родам. Не учитываются периоды вынужденного простоя. При расчёте не учитываются дни, когда выполнялся уход за детьми-инвалидами.
3. Полученная сумма делится на количество рабочих дней для получения среднедневного заработка. 
4. Полученная величина умножается на количество дней командировки с учетом времени, проведенного в дороге.

Нужно учитывать, что сотрудник, отбывший в командировку работает в соответствии с режимом, установленным на том предприятии, куда он прибыл. Это имеет важное значение в том случае, если распорядок отличается от того, какой был на родном предприятии. Например, от этого зависит, работал ли он в командировке в выходные дни, и должен ли получить за это оплату при возвращении из поездки.

Правильно составленное положение о командировках позволит избежать неопределенности в вопросах их оформления и оплаты. В нём должны быть подробно изложены требования к сотрудникам и предоставляемым ими документам.

Как оформить приказ на командировку, рассказывает Елена А. Пономарева: