Составление приказа о направлении работника в командировку и компенсация расходов

Командировка для выполнения работы за пределами компании – достаточно распространенное явление. И для работодателя очень важно правильно оформить отсутствие сотрудника на основном рабочем месте, компенсировать его расходы, проезд, проживание, иные расходы, понесенные в командировке. Рассмотрим, как осуществляется организация процесса и документальное оформление приказа о направлении работника в командировку.

Как оформить командировку

Классическое оформление командировки состоит из нескольких простых этапов. Они включают такие позиции:

1. Принятие решения о командировке. Обычно для этого служит один из таких документов: запрос принимающей стороны (конференция, семинар, совещание), служебная записка непосредственного руководителя (необходимость решать производственные задачи), ранее утвержденный план выездов, другие документы.
2. Издание приказа. Здесь потребуется четко определить кого, куда, на какой период необходимо отправить в командировку, какие расходы и в каком размере будут компенсированы работнику. Работнику выплачивается аванс исходя из предполагаемой суммы расходов.
3. Оформление командировочного удостоверения. Сегодня этот пункт не обязательный, но весьма желательный. Так вы получите дополнительное подтверждение, что сотрудник действительно находился по месту назначения. Важно для бухгалтерской отчетности.
4. Отчет о командировке. Этот этап начинается после прибытия сотрудника обратно. Необходимо документально подтвердить все расходы (проезд, проживание, другие предусмотренные в приказе расходы). В случае, если сумма расходов меньше полученного аванса – разницу необходимо вернуть в кассу (либо удержат с заработной платы). Если же больше – после утверждения и сдачи аванса получите доплату.

Помните, каждая компания самостоятельно определяет Положение о командировках. Но приказ о командировке и документальное подтверждение понесенных работником расходов – обязательны в любом случае.

Кто составляет приказ

Подразделение (конкретный работник) на которое возлагается функция оформления командировок сотрудникам определяется руководителем компании и закрепляется в Положении о командировках. Обычно этим занимается кадровое подразделение (работник отдела кадров). Реже – бухгалтерия, либо административно-хозяйственное подразделение.

Тут важно учитывать такие ключевые моменты:

• кадровый работник оформляет внутренние документы, связанные с командировкой. Сюда входят приказ о командировке, командировочное удостоверение;
• служебная записка, либо запрос от приглашающей стороны обеспечивается заинтересованными должностными лицами;
• сбор первичных документов, подтверждающих расходы, возлагается непосредственно на командированного работника;
• расчет аванса, проверка отчета, окончательный расчет после завершения командировки – вотчина бухгалтерии.

Помните, функция кадров – оформить приказ о командировке и выдать командировочное удостоверение. Все остальное на самом работнике и ответственным лицам по функциональным вертикалям.

Как заполнять

Приказ о командировке печатается ответственным подразделением и передается на подпись руководителю. В этом документе должно быть:

• должность и ФИО командируемого сотрудника;
• дата отъезда, место и цель командировки;
• период нахождения в командировке.

Командировочное удостоверение может печататься на компьютере, либо заполняться от руки (если в компании присутствуют отдельные бланки для этого). Они не должны иметь помарок, исправлений. Если же необходимо что-то изменить по уже заполненному ранее варианту – делать это необходимо по правилам делопроизводства с заверением всех исправлений подписью и печатью должностного лица.

Все билеты, квитанции об оплате, счета, другие первичные документы, подтверждающие расходы, прикладываются к отчету в оригинале. Заполнение самого отчета также можно выполнять на компьютере, либо вручную (зависит от действующего в компании порядка и форм документов).

Помните, отставшие помарок и полный перечень документов, подтверждающих расходы гарантирует компенсацию всех предусмотренных приказом о командировке и Положением расходов.

Как внести изменения

Иногда в выданные на руки сотруднику документы о командировке требуется внести определенные изменения. Например, изменить крайнюю дату командировки из-за ее продления, либо изменить место назначения. В таких случаях, чтобы повторно не переоформлять уже выданные сотруднику документы в них можно внести изменения. Для этого потребуется:

• аккуратно одной ровной горизонтальной линией перечеркнуть потерявшую актуальность (либо неправильную) запись;
• поверх зачеркнутой записи написать правильную запись (значение);
• сбоку либо снизу или же на другом свободном месте (недалеко от исправления) написать «исправленному (написать исправление) верить», и под этим поставить должность, подпись, расшифровку подписи уполномоченного сотрудника;
• подпись в обязательном порядке заверяется печатью компании, уполномоченное лицо которой вносило изменения.

Помните, неправильная информация должна оставаться читаемой, чтобы можно было понять, что конкретно менялось и какие данные остались актуальными.

Подтверждение расходов

Все командировочные расходы должны быть подтверждены первичными документами. Обычно они состоят из таких позиций:

1. Суточные расходы. Устанавливаются компанией самостоятельно. Должны выплачиваться за каждые сутки нахождения в командировке, включая дни отъезда и приезда. Подтверждаются приказом, а также командировочным удостоверением (при наличии).
2. Проезд. Здесь потребуется предоставить оригиналы проездных документов (на железнодорожный, автомобильный, авиа, морской транспорт).
3. Проживание в гостинице. Обычно это квитанция, подтверждающая оплату. Но может быть и выставленный компании счет, который оплачивается без участия командированного сотрудника.
4. Прочие расходы, предусмотренные приказом и Положением о командировках (например, компенсация за топливо при поездке личным автомобилем). Здесь также необходимы оригиналы квитанций, что вы за что-то заплатили.

Все перечисленные выше расходы включаются в общий авансовый отчет, где расписывается какие расходы вы понесли по каждому документу и указывается общая сумма расходов. Отчет проверяется бухгалтерией, и передается на утверждение руководителю.

Помните, все расходы должны быть подтверждены оригиналами первичных документов.

Образцы документов

Образцы документов, которые составляются для работников, направляемых в командировку, можно посмотреть здесь.

Образец командировочного удостоверения:

Образец заполненного приказа на командировку:

Журнал учета, хранение

Вся информация о командировках сотрудников должна учитываться компанией. Законодательство не устанавливает каких-либо конкретных отчетных форм для этих целей. Поэтому каждая компания самостоятельно может для себя определить форму подобного документа. Оптимально, если с его помощью вы сможете отыскать такую информацию:

• дата и номер приказа на командировку (заносятся последовательно);
• кого, куда, с какой целью и на какой период отправляли;
• кто подписал приказ о командировке, основание для приказа;
• исполнитель приказа, номер дела, где хранится оригинальный документ;
• куда передавалась копия приказа;
• росписи об ознакомлении.

Важно учитывать, что хранится подобный журнал должен в сейфе кадрового подразделения и срок хранения подобных документов должен составлять не менее 3 лет.

Проверка правильности направления работников в служебные командировки и служебные поездки: