Служебная записка о направлении в командировку: правила, требования, особенности составления и образец

Служебная записка о направлении в командировку представляет собой один из основных нормативных внутренних документов организации. Отправление в командировку инициируется предприятием на основании служебной записки.

Данный документ лишен какой-либо стандартной, унифицированной формы, поэтому каждое предприятие его разрабатывает самостоятельно, с указанием всей необходимой информации.

Что такое служебная записка на командировку?

Документ оформляют в некоторых ситуациях.

Служебная записка представляет собой внутренний документ организации, необходимый для подтверждения факта совершения командировки сотрудником.

Записка содержит дату и время прибытия и отбытия с указанного места деятельности. Необходимость в оформлении данного документа возникает в следующих случаях:

1. Командированный сотрудник совершает поездку на транспорте (служебный, личный, или арендованный сотрудником);
2. Командированный сотрудник имеет документальное подтверждение факта пребывания в командировке (документы из гостиницы, билеты, проездные и т.д.).

Данный документ должен быть подкреплен подписью генерального директора компании или уполномоченного лица. Главное, что такие документы, как служебная записка и приказ о поездке сотрудника в командировку, должны быть подписаны одним и тем же человеком.

Будущий командированный также должен ознакомиться со служебной запиской и расписаться на этом документе до начала командировки.

Для чего необходима служебная записка?

Не все поездки являются командировкой.

После формирования и подписания документа. Он отправляется в отдел кадров, где будет происходить расчет суточных для командированного сотрудника.

Так как для этих расчетов необходимо точное знание количества дней, проведенных в командировке, то эти данные должны быть отражены в записке.

Еще одна цель создания записки заключается в том, что она подтверждает факт несения командированным сотрудником ряда расходов в поездке.

Есть несколько исключений, которые не являются командировкой:

1. Если работник изначально устраивался на должность, которая имеет разъездной характер;
2. Профессии, которые предусматривают постоянные разъезды (торговые представители, трудовая деятельность в режиме хоум – офиса и т.д.);
3. Командированный сотрудник не имеет никаких трудовых отношений с компанией – работодателем.

Правила составления записки

Не имеет установленного образца.

Законодательство РФ не регламентирует строгий и единый образец служебной записки, однако, при составлении данного документа необходимо учитывать ряд основных правил.

Правила:

1. Для оформления используется бумага форматом А4. Если компания имеет свой фирменный лист, то лучше всего записку формировать на нем;
2. Записка должна содержать сведения о компании, генеральном директоре, о командированном сотруднике, его паспортные данные в том числе;
3. Необходимо отразить полную информацию о командировке: место и время поездки, количество дней, какой транспорт был использован для переезда в назначенный пункт и т.д. Информация должна быть максимально полной и достоверной;
4. Записка закрепляется подписями директора и командированного сотрудника.

Требования, форма и структура

Необходимо указать нужные сведения.

Адресатом документа является лицо, которое подписывает данную записку, то есть генеральный директор.

Его ФИО, должность указываются в верхнем углу документа с правой стороны. Затем в такой же структуре указываются данные сотрудника, который отправляется в командировку.

По центру, чуть выше середины листа указывается название «Служебная записка».

Центральная часть бумаги предназначена для указания полной информации о том, куда и с какой целью направляется сотрудник. Здесь же указывается количество дней поездки, транспорт, которым воспользовался сотрудник (если это личный или служебный автомобиль, то обязательно указываются регистрационные номера и вся необходимая информация о водителе).

Указать необходимо точную дату и время начала поездки, и ее завершение.

Еще один важный раздел документа – приложение. Он включает в себя все документы, которые подтверждают факт командировки: бронь отеля, ж/д и авиабилеты, чеки с заправок, аренду автомобиля, квитанции об оплате парковочного места и т.д.

Данный перечень также не имеет унифицированной формы, поэтому для точного расчета командировочных расходов желательно прилагать каждый чек и каждую квитанцию об оплате той или иной услуги. Все приложения сдаются по возвращении сотрудника из рабочей поездки.

В нижнем правом углу ставится дата формирования записки, подпись и расшифровка подписей.

Кто подписывает записку?

Правом подписи документа данного вида обладает только руководитель организации, где официально трудоустроен командированный либо лицо временно его замещающее и наделенное правом подписи. Перед тем как подписать документ, он должен быть согласован с бухгалтерией.

Сотрудник несет в командировке ряд расходов на проезд, проживание и т.д. Все эти расходы должны быть документально подтверждены и переданы в бухгалтерию организации.

Нюансы составления

Сотрудник предоставляет все чеки и билеты.

В процессе составления данного документа необходимо учесть ряд возможных особенностей:

• поездка за границу. Требования и правила оформления ничем не отличаются от тех, что выдвигаются при оформлении записки для командированных на территории страны.

Единственное отличие – вся компенсация за понесенные расходы в поездке будет выплачиваться сотруднику в иностранной валюте. В качестве основания для расчета суточных является штамп о пересечении границы в паспорте. Копия заграничного паспорта в обязательном порядке прикладывается к служебной записке;

• поездка на транспорте (личный/служебный). Если поездка совершалась на одном из этих видов транспорта, то в приложении к записке обязательно должны быть прикреплены путевой лист; чеки и квитанции, которые являются фактом понесенных расходов;
• командировка руководителя компании. Директор организации является таким же сотрудником, поэтому он должен подчиняться всем правилам и требованиям внутри компании, т.е. служебная записка оформляется по таким же требованиям, что и для рядовых сотрудников;
• продление срока командировки. Бывают случаи, при которых возникает необходимость в увеличении срока рабочей поездки.

Для этого на предприятии издается указ, в котором есть информация об измененных сроках командировки, и формируется новая служебная записка, являющаяся основанием для расчета командировочных.

Служебная записка является внутренним документом организации, которая заключает в себе полную информацию о сроках командировки, целях, информацию о сотруднике и т.д. Записка упрощает процесс «бумажных» дел в организации, заменяя несколько обязательных документов, которые использовались ранее, одним.

Из этого видео вы узнаете о направлении работников в командировку.