Трудовая книжка признана официальным документом каждого работающего гражданина. Она содержит информацию о его трудовой деятельности, подтверждает стаж и места работы. Документ заводится в момент приема на первую работу и заполняется работодателем, впоследствии книжка хранится в компании, в которой трудится человек, или у самого работника.
На сегодняшний день стоит вопрос об отмене трудовой, так как все чаще работников оформляют по индивидуальному трудовому договору, и данные о выплаченных за них страховых взносах вписываются в ПФР и ФСС соответственно. Возникает много споров и вокруг недостоверного ведения трудовых и поддельных документов этого типа.
Содержание
Подача заявки
Необходимо подать заявку на получение копии.
Во многих случаях (например, при подаче заявки на выдачу кредита или различных субсидий) при подаче документации запрашивают выписку из трудовой. Здесь возникает вопрос: как подать документ, который (согласно прописанному в Трудовом Кодексе запрету) запрещен для выдачи работнику до момента увольнения?
При необходимости по запросу сотрудника работодатель оформляет выписку/копию формуляра. Обязательное условие – подача работником письменного заявления руководителю предприятия или отделу кадров (ОК). Согласно Постановлению правительства №22, выдача копии происходит не позднее 3-х рабочих дней с момента принятия заявления.
Подача заявки – практика, осуществляемая в крупных компаниях, где работает большое количество сотрудников. В малых организациях процесс упрощен до устной просьбы о необходимости копии своей трудовой. Если же гражданин безработный, и трудовая находится у него на руках, заверить ее копию можно в любом нотариальном бюро.
Кроме того, нет необходимости в представлении полной копии документа – чаще всего достаточно страницы с личными данными и листов с информацией об отдельных отрезках времени трудовой деятельности.
Также необязательно ксерокопировать трудовую на принтере, при плохом качестве печати или смазанном тексте бланка разрешено набирать необходимую информацию на компьютере.
Следующий этап: заверение копии трудовой
У копии существует срок действия.
Копия формуляра получает юридическую силу только при абсолютно правильном заверении. К сожалению, неопытный руководитель может неправильно заверить документ, следовательно, необходимо самому знать все нюансы и тщательно проверить копию перед тем, как подавать в необходимые органы.
Правила заверения подробно изложены ниже:
- Так, на каждую страницу наносится соответствующий штамп «Копия верна»;
- После он заверяется: наносится подпись, ФИО исполнителя, действительная дата и печать организации;
- Не следует корректировать масштаб на принтере при печати или печатать скан;
- Разворот книжки, на котором зафиксирована последняя отметка, подтверждается рукописной пометкой «Работает по настоящее время», процедура заверения повторяется;
- Многие работодатели ксерят бланк в 2 разворота на одном листе. К сожалению, правильным это можно назвать только для экономии бумаги, не больше. Это связано с обязанностью всех инстанций требовать, чтобы все страницы формуляра были напечатаны на отдельном А4 (ГОСТ Р 6.30-2003);
- Копируют те листы документа, которые заполнены;
- Копию необходимо печатать в книжном формате для удобства чтения и отображения реальных размеров документа;
- В трудовой книжке отсутствует область для подписи (на которую сверху необходимо поставить печать), поэтому при заверении некоторые руководители ставят «Копия верна» вверху справа, как при заверении дубликата такого документа. Однако это не является верным решением, потому что дубликат и копия – разные виды формуляров для совершенно противоположных целей; к тому же и штамп будет перекрывать номер и серию книжки. Наиболее логично будет ставить штамп в левом нижнем углу документа – это правило соотносимо с ГОСТом;
- Помечать место хранения подлинника излишне, так как, согласно предписанию, трудовая хранится на предприятии вплоть до момента увольнения работника;
- Заверенная копия будет действительна в течение месяца (если за этот период в оригинал не внесут правки).
След штампа должен накладываться полностью на подпись и частично на сам текст документа, а не на пустом промежутке таблицы, если это условие не соблюдено, копию могут признать недействительной.
Иногда достаточно заверить только копию последнего бланка с записью. Все страницы сшивают нитью, которую после выводят к последнему листу и подклеивают бумажной полосой с информацией о количестве заверенных бланков и подписью исполнителя.
Заверяют такой документ руководитель организации или сотрудник отдела кадров.
Когда он необходим безработному/пенсионеру, тот может попросить сделать копию с дубликата в последнем месте трудоустройства. Если ОК отсутствует, оформить бланк может главный бухгалтер.
Таким образом, сегодня ГОСТ Р 6.30-2003 является единственным нормативным документом, который оговаривает нормы заверения копии документа, но:
- он был введен в качестве списка рекомендаций, и потому нельзя заставить человека полностью следовать ГОСТу;
- сформированный для организационных и распорядительных бумаг, он совершенно не затрагивает трудовую книжку, так как этот документ совершенно иного порядка;
- к сожалению, он мало перерабатывался с конца прошлого века и потому устарел;
- ГОСТ мало распространен среди работников и знаком только профильным сотрудникам, следовательно, иногда правильно заверенная копия может быть расценена сотрудником банка как недействительная и наоборот;
- нет единого мнения о том, надо ли ставить «копия верна» или же все-таки вручную прописывать «верно».
Образец заверенной копии.
Инстанции, которые могут потребовать такой документ
При малейшей ошибке копия становится недействительной.
Трудовую книжку просят подать для подтверждения занятости на различных предприятиях, официального трудоустройства и величины стажа. При параллельном трудоустройстве гражданин не может предоставить оригинал, ведь он хранится на основном месте работы, поэтому ему также приходится оформлять заверенную копию бумаги.
Ранее она требовалась и для оформления загранпаспорта, однако сегодня ее исключили из перечня подаваемых документов.
Предоставление такого формуляра– главный критерий выдачи гражданину кредита в банке. Малые суммы иногда могут выдать на руки без подтверждения стабильного трудоустройства, однако документ о подтверждении официально заверенной занятости обеспечивает лучшие условия кредитования – более выгодные суммы выплаты и кредитные проценты.
Поэтому чаще всего при подаче заявления на копию трудовой книжки требуемой организацией указывается банк.
Таким образом, ее заверение – недолгий, но кропотливый процесс. Малейшие отклонения от ГОСТа (многие все же оформляют согласно ему) позволяют организациям признать документ недействительным, и приходится заново все оформлять.
Однако, при знании необходимых норм и правил, работник может самостоятельно проверить полученную копию трудовой книжки и в случае ошибок сразу обращаться в организацию/нотариальное бюро, в которых оформляли документ. Так можно безболезненно избежать стычек с другими организациями, бумажной волокиты и пустой потери времени.
Из этого видео вы узнаете, как правильно прошивать документы.
