Как составляется акт об отказе писать объяснительную
В случае совершения какого-либо проступка обязанность работодателя изучить все обстоятельства, из-за которых это случилось. И в этом случае письменное объяснение от провинившегося – обязательный документ.
Но что делать, если работник отказывается что-либо писать? В этом случае потребуется оформить акт об отказе писать объяснительную. Рассмотрим, как составляется этот акт, кто должен это делать, какая информация вносится.
По закону, рассматривая нарушения трудовой дисциплины, либо совершенный работником проступок, работодатель обязан всесторонне изучить обстоятельства дела перед тем, как будет принимать окончательное решение. Учитывая, что минимальный срок хранения материалов расследования и изданных по их завершению приказов составляет не менее 3 лет, всю информацию необходимо тщательно документировать, чтобы в будущем ничего не забыть.
Поэтому, в процессе расследования фактов различных дисциплинарных нарушений и проступков, администрация должна действовать по такому алгоритму:
Зафиксировать факт проступка. Здесь, в зависимости от допущенного нарушения, необходимо получить докладные записки, рапорта от непосредственного руководителя нарушителя, либо его коллег по работе, где будет предоставлена подробная информация о нарушении.
Назначить совещание по данному факту. Это необходимо, чтобы удостовериться в правдивости случившегося, рассмотреть альтернативные версии из других источников, просить свидетелей, проверить требования нормативных документов.
Вызвать нарушителя для дачи объяснений. Чтобы не быть предвзятым работодатель обязан выслушать мнение всех сторон. И нарушитель трудовой дисциплины не исключение. Ведь почему-то он совершил проступок.
Предложить нарушителю изложить свою версию произошедшего в письменном виде. Так каждый сможет прочитать позиция проштрафившегося человека, без каких-либо искажений.
В случае отказа писать объяснительную, составить акт, подтверждающий это событие.
Помните, для всестороннего рассмотрения обнаруженного проступка, наличие письменных свидетельств всех сторон обязательно. В будущем, когда работник захочет обжаловать наложенное на него взыскание, это позволит защитить позицию администрации при рассмотрении дела в суде.
Зачем нужен акт и кто его составляет
Акт – это документ, подтверждающий какое-то событие. Если же по процедуре рассмотрения дисциплинарного проступка наниматель пригласил провинившегося работника для установления истины, но тот категорически отказывается что-либо объяснять, и тем более писать, акт нужен для подтверждения этого факта.
Важно отметить, что подобный акт будет действительным, если его подпишут не менее трех лиц. Желательно, чтобы при составлении акта присутствовали граждане, которые не имеют прямого влияния на нарушителя, и не заинтересованы в привлечении его к ответственности.
Процедура составления акта будет следующей:
В процессе оперативного совещания при участии прямого начальника провинившегося лица, а также свидетелей проступка работодатель обязан предложить нарушителю предоставить письменные объяснения.
В случае получения отказа писать объяснительную, руководитель, проводивший совещание, обязан составить комиссию для составления акта. В этом случае желательно пригласить работников, не имеющих отношение к проступку (работающих в других подразделениях, например, в кадрах, соседнем отделе). Создавать приказ для этого не обязательно.
В присутствии комиссии руководитель повторно обязан предложить нарушителю предоставить письменные объяснения. Здесь лучше ограничиться короткими четкими вопросами (почему вызвали нарушителя, что рассматривают, какие вопросы ему необходимо прояснить, его позиция). Дальше все это излагается на бумаге.
После формирования акта все члены комиссии обязаны его подписать.
Помните, акт об отказе предоставлять письменные пояснения причин проступка важный документ, подтверждающий, что администрация полностью выполнила все требования процедуры расследования нарушения.
Как оформить акт
Составляемый администрацией акт об отказе предоставления писать объяснительную записку имеет произвольную форму. Законодательством не предусмотрено каких-либо жестких требований к подобному типу документов. Но, чтобы не иметь проблем в будущем, при доказательстве каких-либо событий в суде, при составлении подобного типа документов необходимо учитывать отдельные моменты:
Название. Простого слова «акт» будет недостаточно. Обязательно пишите второй строкой, о чем дальше пойдёт речь. Нормально, если это будет «об отказе писать объяснительную», оптимально, если добавите по какому факту и кем.
Дата и место составления. Иногда необходимо также указывать время составления. Это позволяет в будущем восстанавливать четкую хронологическую цепочку всех событий.
Состав комиссии. В обязательном порядке требуется перечислить в акте должности и ФИО всех членов комиссии. Это требуется, чтобы при необходимости подтвердить факт отказа лично идентифицировать всех участников комиссии.
Сведения об работнике, допустившем проступок. Тут важно правильно указывать его должность, подразделение, место работы ФИО (желательно полностью, во избежание путаницы, если есть однофамильцы).
Актируемое событие. На этом этапе потребуется письменно записать все задаваемые по сути нарушения вопросы, а также реакцию нарушителя. Желательно, чтобы информация отображала краткую суть задаваемых на совещании вопросов, по которым работник отказался что-либо объяснять. Учитывайте, во избежание двузначных трактовок пишите все небольшими (короткими) предложениями.
Подписи. Акт подписывается всеми членами комиссии и прикладывается к материалам дела. Требовать ознакомительную подпись работника, отказавшегося писать объяснение, не обязательно.
Помните, чем больше информации вы запишите в акт, тем будет проще при последующем рассмотрении этого документа в суде.
Срок хранения акта об отказе предоставлять письменное объяснение напрямую зависит от материалов дела, где он в дальнейшем будет храниться. В частности, могут рассматриваться такие сроки хранения документов:
Срок
Комментарий
Три года
Для обычных производственных документов. Например, когда подтверждается факт опоздания на работу.
Пять лет
Когда акт прикладывается к приказам. Это минимальный срок хранения их на предприятии. Как пример, это могут быть материалы аттестации, вопросы выплаты материальной помощи, сверхурочная работа.
Семьдесят пять лет
В случае, если необходимо хранить акт в личном деле сотрудника. Обычно такое необходимо делать во время производственных травм.
Помните, период хранения акта напрямую зависит от обстоятельств дела, а также других материалов, из-за которых потребовалось его составлять.
Про ответственность за ненаписание объяснительной:
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.
Заполните для быстрой помощи вам!Форма для приема вопроса, напишите свой
По закону, рассматривая нарушения трудовой дисциплины, либо совершенный работником проступок, работодатель обязан всесторонне изучить обстоятельства дела перед тем, как будет принимать окончательное решение. Учитывая, что минимальный срок хранения материалов расследования и изданных по их завершению приказов составляет не менее 3 лет, всю информацию необходимо тщательно документировать, чтобы в будущем ничего не забыть.
