Право на ежегодный оплачиваемый отпуск закреплено на законодательном уровне за каждым из граждан. Многие встречались с ситуацией, когда требовалось предоставление справки о таком отпуске. Что это за документ, как его оформить, где взять образец справки об отпуске с места работы, расскажем в статье.
Содержание
Суть документа
Справку об отпуске относят к официальным разновидностям документов. Источник выдачи сведений – организация, с которой заключен трудовой договор сейчас либо в прошлом времени. Нужна, чтобы подтвердить наличие серьезных причин для отсутствия на месте в конкретный период времени. Иногда доказывает сведения по ежегодному отпускному периоду.
Существует много случаев, когда просят предоставить такие сведения. У руководителя нет законных оснований отказывать в оформлении. Статья 62 Трудового кодекса подтверждает правило. 3 рабочих дня – максимальный срок, на протяжении которого должен быть получен документ.
Когда представляют справку?
При отправке запроса гражданин должен точно указывать, для чего ему понадобились сведения. Это упростит оформление документа, внесение всех необходимых сведений.
Таблица 1. Случаи, когда требуется справка об отпуске с места работы
| Когда нужна справка | Комментарий |
| Для детского сада, куда зачислили ребёнка гражданина | Пример – когда планируется длительный отпуск, на протяжении которого ребенок не будет посещать образовательное учреждение. Документ потребуется, чтобы за малышом было сохранено его место. |
| Оформление визы | Некоторые консульства определённых стран запрашивают справку, где подробно описан отпускной период. Она доказывает, что у гражданина есть официальное место трудоустройства, что целью поездки остается исключительно отдых, на короткий промежуток времени. Справка не становится заменой для информации о самом рабочем месте и официальном доходе. |
| Оформление отпуска на работе по совместительству | Сотрудник имеет право получать отпуска одновременно на нескольких местах, закон этого не запрещает. Справки нужны, чтобы точно определиться со временем и конкретной датой. |
Как получить, кто выдает?
Нужно обратиться к представителям отдела, наделенными достаточными полномочиями для выдачи информации. Главное – подробно описать цели, для реализации которых потребовалась справка.
Бухгалтер предприятия или сотрудник кадровой службы – вот кто чаще всего выдает документ. Трудовые полномочия определяются руководителем предприятия, на основе заранее составленных актов.
Правила оформления, образец
Следующие правила оформления и рекомендации помогают пройти любые процедуры без проблем:
- Основа составления – чистый лист стандартного формата А4.
- Если на предприятии есть специальный шаблон, допускают и его оформление.
- Текст пишут от руки, либо набивают с помощью компьютера. Потом идет распечатка с помощью бумажного носителя.
- Директор предприятия, главный бухгалтер ставят свою подпись.
- Печать организации подтверждает, что подписи подлинные.
Уже было сказано, что унифицированная форма бумаги отсутствует. Поэтому допускается применение свободных вариантов. Независимо от выбранного решения правила заполнения сведениями будут такими:
- Шапка должна представлять информацию юридического характера на предприятие. Это касается даты составления документа и номерного обозначения согласно внутреннему документообороту, адреса расположения и контактного телефона, ОГРН, ИНН, КПП, полного наименования.
- По центру идёт наименование – «Справка об отпуске».
- Основной текст начинается с личных сведений гражданина. Указывают время, когда работа на предприятии началась. Занимаемую должность тоже указывают. Отдельно пишут, когда ежегодный отпускной период начинается и заканчивается. Обязательно описание средней месячной зарплаты.
- Иногда чуть ниже основного текста указывают место, где понадобилось предоставить справку.
- В конце идут подписи директора с главным бухгалтером, подкрепленные печатью.
Образец справки можно скачать здесь:
На какое время справка считается действительной?
Законы не контролируют время действия таких справок. Обычно это время определяют сами организации, выставившие соответствующее требование. Стандартный срок действия составляет 2 месяца с момента выдачи справки. Этого периода должно хватить, чтобы сотрудник предоставил сведения.
В случае с декретом
Установленный образец отсутствует и у справок, связанных с предоставлением декретного отпуска. Но всегда остаются реквизиты, которые нужно сохранить при любых обстоятельствах.
За справкой женщина обычно обращается в отдел кадров на своем предприятии. Бланк документа в этом случае соответствует требованиям, описанным выше.
Заверение
Внутренние документы организационно-распорядительного характера должны точно указывать, как заверять справки. Пример – Положение о делопроизводстве компании. Подпись на документах ставит лишь лицо, наделенное соответствующими полномочиями. В большинстве случаев их передают директору фирмы. Локальные нормативные акты могут указывать на других лиц, имеющих примерно те же права.
Главный бухгалтер должен являться вторым ставящим подпись, если документ содержит сведения финансового характера. Пример – средний размер заработной платы за тот или иной период.
Документ подлежит регистрации в соответствующем журнале для исходящей документации. Можно выдавать справки на руки подчиненным, либо передавать законным представителям интересов.
Уволившиеся работники: имеют ли право требовать?
Законодательство говорит о том, что и после увольнения работники имеют право запрашивать конкретные сведения, связанные с сотрудничеством в этой компании. Правило распространяется на любые выписки, в том числе – связанные с отпуском. На отправление ответа даётся максимум три дня.
Закон не описывает ситуаций, когда работника обязывают доказать, что он идет в отпуск. Обычно это личное дело, не оказывающее какого-либо влияния на другие события. Такие бланки не относят к документам, из-за которых обладатели наделяются особенными правами. Но многие организации имеют обычай требовать доказательств того, что планируется отпуск.
В каждом случае надо рассматривать вопрос отдельно.
Часто для составления справок об отпуске применяют специальные формы отчетности. Пример – 2-НДФЛ. Иногда это своеобразное приложение к другой информации, связанной с работой.
Но большинство предприятий для каждой из справок соглашаются разрабатывать собственные бланки, чтобы было удобнее обрабатывать информацию. Главное – чтобы сам работник собрал бумаги для выдачи справки, тогда процесс отнимет минимальное количество времени.
Какие справки можно заказать в бухгалтерии, для каких целей и как правильно они называются, смотрите в этом сюжете:
